Колко надеждни са електронните таблици?
Много компании все още доверяват дигиталното управление на бизнеса си на електронните таблици (Excel и др.) в съчетание със счетоводен и или складов софтуер. Разработени от служител на компанията или външен специалист те спестяват или по-скоро намаляват първоначалната инвестиция в бизнес софтуер, но дали това е печелившо в дългосрочен план? Дали спестеното е повече или по-малко от загубите в следствие на не достатъчно надеждно и функционално решение?? Всеки може да прецени сам познавайки бизнеса си и след като прочете аргументите по-долу:
С какво използването на електронни таблици (Excel) лимитира управлението на бизнеса?
• Ниско ниво на сигурност и почти никакъв контрол – риск от загуба на данни при хардуерен проблем или проблем с версиите на файла. Съхранението на всички оперативни данни и процеси на едни споделен файл, дори и с резервни копия е твърде рисково решение и често води до загуба или изтичане на данни за даден период.
• Риск от злоупотреба или злонамерено заличаване на грешки – всеки може да направи почти всичко във файла. Казусът е подобен на предходния, но с разликата, че тук има налице външен и недобронамерен мотиватор нещо да се случи с файла.
• Грешна информация в следствие на човешки фактор – в състояние да изкриви или обезсмисли всички бизнес справки. При въведени грешни данни се получава „замърсяване“ на базата данни.
• Недостатъчно взаимодействие между отделите – комуникацията по телефон или други канали често е непродуктивна. Електронните таблици не са в състояние да осъществят обмен на информация като задаване на задачи, следене тяхното изпълнение и управление на бизнес процесите.
• Липса на автоматизации и ограничени възможности за интегриране с външни системи. Наличието на множество външни системи (софтуер и хардуер) и нуждата от обмен на информация с тях прави електронните таблици силно ограничено решение.
• Ограничени възможности за мобилна работа. Работата с таблици през мобилно устройство не е интуитивна. В същото време достъпът през мобилно устройство е критично важен в съвременното ежедневие.
Какво печелим ако внедрим цялостен бизнес софтуер (ERP)?
• Много високо ниво на сигурност на данните и контрол на достъпа 24/7.
• Висока степен на коректност на данните посредством автоматични процедури и защити от грешки.
• Подобряване на взаимодействието между различните звена и редуциране на непродуктивната комуникация по телефон, мейл и др. подобни канали.
• Икономия на време за въвеждане на данни в резултат на интеграция с външни системи и оборудване.
• Достъп през мобилни устройства за вземане на важни мениджърски решения.
• Индустриално (отраслово) специализираните системи обхващат най-пълно и най-точно спецификите на бизнеса.
Как се осъществява това на практика?
• Множество автоматизации и автоматично попълване на данни.
• Автоматични процедури за проверки и коригиране на грешки.
• Интеграция с множество външни системи като кантари, камери за видеонаблюдение, GPS/Toll системи, Счетоводен софтуер и др.
• Свързаност между различните процеси и документи в системата.
• 100% защитена база данни в специализиран дейта център, гарантираща най-високи нива на сигурност и достъп от всички точки по света.
Свържете се с нас за безплатна консултация в направление дигитализация на бизнеса